Besucheranmeldung
Digitale Besucheranmeldung am Empfang
Gäste melden sich am Tablet oder mit dem eigenen Handy an, bestätigen Hinweise und Vereinbarungen und Ihr Team weiß sofort, wer angekommen ist. Abmelden geht genauso schnell – und die Liste, wer im Haus ist, stimmt.
So läuft der Empfang mit LogonApp
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Einladen
Gastgeber registrieren Gäste vorab – einzeln oder als CSV-Liste. Der Gast bekommt eine E-Mail mit QR-Code, Code zum Eintippen und Kalendereintrag.
- 2
Ankommen
Am Tablet „Ich komme an“ wählen oder den Einladungs-QR-Code zeigen. Wer lieber das eigene Handy nimmt, scannt den Code neben dem Kiosk – ohne App und ohne Konto.
- 3
Bestätigen
Je Besuchertyp fragen Sie nur ab, was nötig ist, und lassen Hinweise wie Sicherheitsunterweisung oder NDA bestätigen, auf Wunsch mit Unterschrift.
- 4
Gastgeber informieren und abmelden
Der Gastgeber bekommt eine E-Mail oder eine Nachricht in Teams oder Slack. Beim Gehen tippt der Gast den Code vom Ausweis ein oder meldet sich am Handy ab.
Check-in und Check-out ohne Warteschlange
Die Anmeldung ist für Menschen gebaut, die zum ersten Mal vor dem Tablet stehen.
Große Flächen, zwei Sprachen
Der Kiosk läuft im Vollbild auf jedem Tablet mit aktuellem Browser, auf Deutsch und Englisch.
Handy statt Tablet
Der QR-Code am Empfang wechselt alle 30 Sekunden. So kann sich niemand von außerhalb des Gebäudes anmelden.
Besuchertypen
Besucher, Dienstleister oder Bewerber bekommen eigene Felder, Hinweise und Farben auf dem Ausweis.
Sicherheitsfragen
Eine kritische Antwort, etwa „keine Unterweisung erhalten“, kann den Zutritt verweigern und den Empfang informieren.
Gezielte Suche beim Abmelden
Wer sich ohne Code abmeldet, findet sich über die ersten Buchstaben des Namens. Eine vollständige Liste zeigt das Tablet nie.
Ausweis inklusive
Nach der Anmeldung druckt der Kiosk den Besucherausweis – über den Browser oder ohne Druckdialog mit der Kiosk-Box.
Warum keine Papierliste mehr
Die klassische Besucherliste am Empfang ist schnell eingeführt, aber sie hat Schwächen, die eine digitale Besucheranmeldung vermeidet.
Jeder liest mit
Auf Papier sieht der nächste Gast alle Namen davor. Digital sieht ein Gast nur seine eigenen Angaben.
Lesbar und vollständig
Pflichtfelder und feste Antworten statt unleserlicher Handschrift und fehlender Uhrzeiten.
Aktuell im Notfall
Wer sich abmeldet, verschwindet sofort aus der Liste der Anwesenden – wichtig für die Evakuierungsliste.
Löschen nach Frist
Papier wird selten fristgerecht vernichtet. LogonApp löscht Besucherdaten automatisch nach Ihren Fristen.
Datenschutz bei der Besucherregistrierung
Personendaten der Gäste werden verschlüsselt gespeichert, nur die Felder abgefragt, die Sie je Besuchertyp aktivieren, und nach Ihren Löschfristen automatisch entfernt. Fotos sind standardmäßig aus, Namen werden am Kiosk maskiert. Mehr dazu auf der Seite Besuchermanagement nach DSGVO.
Häufige Fragen
Brauchen Gäste eine App?
Nein. Gäste melden sich am Tablet am Empfang an oder scannen den QR-Code mit der Handy-Kamera und füllen ein Formular im Browser aus.
Welche Hardware brauche ich für die Besucheranmeldung?
Ein Tablet mit aktuellem Browser genügt. Für Ausweise ohne Druckdialog gibt es die Kiosk-Box mit Etikettendrucker.
Können Gäste vorab eingeladen werden?
Ja. Gastgeber laden einzeln ein, der Empfang auch per CSV-Liste. Die Einladung enthält QR-Code, Code und Kalendereintrag.
Was passiert, wenn sich jemand nicht abmeldet?
Der Empfang sieht offene Besuche in der Tagesübersicht und kann sie abmelden. Der automatische Löschlauf schließt alte Besuche.
Wird der Gastgeber benachrichtigt?
Ja, per E-Mail und – je nach Tarif – über Microsoft Teams, Slack oder einen Webhook an Ihr eigenes System.
Weitere Funktionen von LogonApp
- Besucherausweise druckenBesucherausweise automatisch drucken, sobald sich ein Gast anmeldet: mit Name, Gastgeber und QR-Code auf Brother- oder Dymo-Etiketten, mit Kiosk-Box ohne Druckdialog.
- EvakuierungslisteDigitale Evakuierungsliste: Mit einem Tipp sehen Sie, wer laut Anmeldung im Gebäude ist, und haken Personen am Sammelplatz auf mehreren Handys gleichzeitig ab.
- Datenschutz (DSGVO)DSGVO im Besuchermanagement: Datenminimierung, automatische Löschfristen, verschlüsselte Speicherung, Rollen, Auskunft und Löschung per Klick und ein AVV nach Art. 28.
- ZeiterfassungMitarbeitende stempeln am Empfangs-Tablet per PIN oder Karte oder mobil ein und aus. Kommen und Gehen pro Standort, Export als CSV für die Lohnabrechnung.
- Kiosk-BoxDie Kiosk-Box druckt Besucherausweise bei der Anmeldung ohne Druckdialog: Touch-Display, Raspberry Pi und Etikettendrucker, als Komplett-Set oder auf eigener Hardware.
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